会議や打ち合わせに奪われる時間を少なくする

サラリーマンの仕事には、

無為に時間を費やす

ということが多くありませんか？

その代表が、

会議や打ち合わせ

ではないでしょうか？

会議の目的は、物事を決めることです。

誰かの独断ではなく、

会議を開いて決めることの意義は、

• 決めるまでのプロセスを共有する
• 決めたことを共有する

ということだと思います。

しかし、何も決まらない会議や打ち合わせが多くないですか？

そんなことで時間を奪われてしまうと、

あなたの担当する仕事が進まないので、

その分、帰る時間が遅くなります。

したがって、

会議や打ち合わせに拘束される時間を、

できるだけ短くする工夫が必要です。

まず、

会議や打ち合わせを打診されたら、

• 何を決めるのか
• その場に自分が同席する必要があるのか

ということを、

できれば事前に、

遅くとも開始と同時に、

確認しておきます。

どうすれば会議が終わるのか、

あるいは自分の退席が許されるのか、

ハッキリさせておくためです。

開始後は、

協議事項を参加者全員が見える所に

書いておきましょう。

そして、協議事項に対する意見は、

ポストイットなどに書いて、

協議事項の周辺に貼っていきます。

メリットやデメリットを参加者と共有することで、

同じ発言の繰り返しを防ぐとともに、

物事の決定を促進するためです。

一方、物事の決定に貢献しない発言は、

協議事項から離れた場所に「仮置き」します。

「仮置き」するのは、発言者に、

無視していないという態度を示すため。

それでいて、

議論すべき内容から逸れている

ということを暗示することで、

無駄な発言をダラダラさせない。

結論が出たら、その内容について、

参加者の見解が一致しているかを確認します。

全体のコンセンサスを得て、

決めるべきことが決まったら、会議は終了です。